Stratejik Plan Oluşturma ve Uygulama Yönergesi
Madde 1) Amaç:
Bu Yönergenin amacı, Eğitimde Görme Engelliler Derneği'nin orta ve uzun dönemli hedeflerini belirlemek amacıyla geliştirilecek 3 yıllık stratejik planının oluşturulma sürecinde uygulanacak adımları, Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibinin nasıl kurulacağına dair esasları ve bu ekibin görevlerini belirlemektir.
Madde 2) Tanımlar:
1) Çalışan: Derneğin gerçekleştireceği çalışmalar için ücretli olarak görevlendirilen yarı zamanlı veya tam zamanlı olarak çalışan kişi veya kişileri,
2) Çalışma dönemi: Ağustos ayının 15’inden (on beşinden) başlayıp bir sonraki yılın Ağustos ayının 15'ine (on beşine) kadar olan zaman aralığını,
3) Çalışma komisyonu: Dernek üyelerinin görüşleri ve Yönetim Kurulu'nun kararıyla, ihtiyaç duyulan konularda faaliyet yürütmek amacıyla kurulan çalışma ekibini,
4) Çalışma Komisyonu Genel Sorumlusu: Komisyon üyeleri ve faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlamak üzere, komisyon üyelerinin kendi aralarından 1 (bir) yıllığına seçtikleri kişiyi,
5) Dernek: Eğitimde Görme Engelliler Derneği'ni,
6) Dernek üyesi: Eğitimde Görme Engelliler Derneği'nin asil üyelerini,
7) Genel Kurul: derneğin en yetkili karar organı olup; derneğe kayıtlı üyelerden oluşan kurulu,
8) Genel Kurul toplantısı: Dernek tüzüğünde belirtilen usullere uygun olarak dernek üyelerinin bir araya gelmesiyle oluşan, üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma hakkında son kararları vermek, dernek organlarını seçmek ve derneğin diğer bir organına verilmemiş işleri yerine getirmek amacıyla gerçekleştirilen toplantıyı,
9) Gönüllü: Derneğin gerçekleştirdiği çalışmalara herhangi bir karşılık beklemeksizin katkı sağlayan kişileri,
10) Olağan Genel Kurul: Her 3 (üç) yılda bir Ekim ayında yapılan Genel Kurulu,
11) Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibi: Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışma Komisyonu Genel Sorumluları ve Temsilciler Koordinatöründen oluşan; gerektiğinde en fazla 3 (üç) dernek üyesinin, alan uzmanlarının, mentörlerin ve raportörlerin de dahil edilebildiği; stratejik planın oluşturulması ve yürütülmesini sağlamakla görevli ekibi,
12) Sosyal İşler ve Örgütlenme Sekreterliği: Yönetim Kurulu bünyesinde oluşturulan Sosyal İşler ve Örgütlenme Sekreterliğini,
13) Takipçi: Eğitimde Görme Engelliler Derneği'ne üye olmamakla birlikte çalışmalarını çeşitli iletişim kanalları yoluyla takip eden ve derneğin gerçekleştirdiği etkinliklere katılan kişileri,
14) Temsilciler Koordinatörü: İl Temsilcileri arasındaki koordinasyonu sağlamak amacıyla, İl Temsilcileri arasından oy çokluğu esasına göre bir çalışma dönemi için seçilmiş kişiyi,
15) Tüzük: Eğitimde Görme Engelliler Derneği tüzüğünü,
16) Yönetim Kurulu: Genel Kurul ile iş başına gelen ve derneği temsil etmekle görevli 7 kişiden oluşan karar alma organını ifade eder.
Madde 3) Stratejik planlamaya dair kavramlar:
1) Alan analizi: Alanla ilgili dünyada ve Türkiye’de son yıllarda ne tip gelişmeler ve değişiklikler olduğu analiz edilir.
2) Ana hedefler: Spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, uzlaşılmış ve zamanlanmış (SMART) olması gereken hedeflerdir.
3) Bütçe: Stratejilerden gelen faaliyetler de göz önünde bulundurularak, gelir ve giderlerin planlandığı, her yıl için ayrı ayrı olacak şekilde hazırlanmış bütçeyi içerir.
4) Değerler: Diğer taraflarla, yani paydaşlarla ilgili karar ve davranışlarda, iyi, adil ve hakkaniyetli olmayı amaçlayan prensiplerdir.
5) Dış Analizler: Politik, ekonomik, sosyal, teknoloji (PEST) analizini, alan analizini ve yurtiçi ve yurtdışı benzer analizini içerir.
6) Eylem planları: Belirlenen ana hedefe paralel olarak planlanan strateji doğrultusunda hangi faaliyetlerin ne zaman yapılacağının açıklandığı bölümdür.
7) Hedef Kitle: Derneğin tüzüğünde belirtilen faaliyet alanları doğrultusunda yapılacak çalışmalarla hedeflenen kesimlerdir.
8) İç analizler: Performans göstergelerini, öz değerlendirme verilerini ve güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar, tehditler analizi (GZFT-SWOT) analizini içerir.
9) Misyon: Örgütün varlık sebebi olup; ütopik bir söylemle o mesele çözüldüğünde örgüte ihtiyaç kalmayacağı anlamına gelen; kısa, öz ve akılda kalıcı olması gereken bir ifadedir ve stratejik planlama çalışmaları sırasında gözden geçirilir, olmaması halinde tanımlanır.
10) Öz değerlendirme: Derneğin başarılı ve geliştirilmesi gereken yönlerinin objektif bir öz değerlendirme aracı ile ölçülmesi sonucunda ortaya çıkan verileri içerir.
11) Paydaş: örgütün etkilendiği ve etkilediği taraflardır.
12) Paydaş analizi: Paydaşların belirlenmesi, örgütün yapacağı geri bildirim alma çalışmalarına, analizlere, kararlara, faaliyetlere ve belirleyeceği hedeflere ışık tutar.
13) Performans göstergeleri: Yararlanıcı sonuçları, çalışan ve gönüllü sonuçları ve hizmet sonuçları gibi derneğin gelişiminde kilit rol oynayan performans göstergelerine dair verileri içerir.
14) PEST analizi: Bu analiz yapılırken örgütü etkileyecek gerek ülkedeki gerek dünyadaki yasalar ve uygulamalar dahil politik, ekonomik, sosyal ve teknoloji analizleri yapılır.
15) Strateji: belirlenen bir amaca ulaşmak için uygulanan yöntemler ve izlenen yolların bütünüdür.
16) Stratejik plan: Derneğin stratejisini belirlemesi ve tüm kaynaklarını buna göre ayarlamasını içerir.
17) SWOT analizi: Derneğin güçlü Yönlerinin, zayıf yönlerinin, sahip olduğu fırsatların ve karşılaşabileceği tehditlerin yapıldığı analizdir.
18) Vizyon: Örgütün uzun vadede, 3 - 5 yıl içerisinde gerçekleştirmek istediği hedefleri özetleyen; kısa, öz ve akılda kalıcı olması gereken bir ifadedir ve stratejik planlama çalışmaları sırasında gözden geçirilir, olmaması halinde tanımlanır.
19) Yararlanıcılar: Derneğin gerçekleştirdiği çalışmalar sonucunda etkilenen ve yarar sağlayan kesimdir.
20) Yurtiçi ve yurtdışı benzer analizi: Yurt içinde ve yurtdışında benzer amaçlı kurum ve kuruluşların amaç, ilke ve çalışmalarının karşılaştırmalı olarak incelenmesiyle oluşturulan analizi içerir.
Madde 4) Dayanak:
Bu Yönerge hükümleri, Eğitimde Görme Engelliler Derneği Tüzüğü'nün 6, 15 ve 19. maddeleri dayanak alınarak hazırlanmıştır.
Madde 5: Stratejik planın geçerlilik dönemi:
1) Stratejik plan, derneğin bir olağan genel kurul döneminden başlayıp bir sonraki olağan Genel Kurul dönemine kadar geçen 3 yıllık süreyi kapsayacak biçimde oluşturulur.
Madde 6) Stratejik Plan Belgesinin Bölümleri:
Stratejik Plan belgesinde şu başlıklara yer verilir:
1) Paydaş Analizi,
2) Dış Çevre Analizleri:
a) Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknoloji (PEST) Analizi,
B) Alan Analizi,
C) Yurt İçi ve Yurt Dışı Benzer Analizleri,
3) İç Çevre Analizleri:
A) Performans Göstergeleri,
b) Öz değerlendirme,
c) Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar, Tehditler Analizi (GZFT-SWOT)
4) Misyon,
5) Vizyon,
6) Değerler,
7) Ana Hedefler,
8) Stratejiler,
9) Eylem Planları,
10) Bütçe,
11) İhtiyaç duyulan diğer bilgiler.
Madde 7) Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibinin Teşkili:
1) Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibi, Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışma Komisyonu Genel Sorumluları ve Temsilciler Koordinatöründen oluşur. Üyelerin Yönetim Kurulu Üyeliği, Çalışma Komisyonu Genel Sorumluluğu veya Temsilciler Koordinatörlüğü görevlerinden ayrılması halinde, Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibi üyeliği de kendiliğinden sona erer.
2) Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibinin 3/2'sinin (üçte iki) kararıyla, stratejik plan hazırlama sürecine katkı sunabilecek en fazla 3 (üç) dernek üyesi bu ekibe dahil edilebilir.
3) Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibine, Stratejik plan hazırlama sürecinin verimli bir şekilde yürütülebilmesi için profesyonel veya gönüllü olarak uzman, mentör veya raportörler dahil edilebilir. Ancak bu kişiler yalnızca görüşlerini ifade etmek, gerekli yönlendirmeleri yapmak ve kendisine verilen görevleri yerine getirmekle yükümlü olup; alınacak kararlarda oy hakkı bulunmaz.
Madde 8) Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibinin Görevleri:
1) Dernek üyeleri, takipçileri, gönüllüleri ve çalışanlarının geribildirimlerini almak amacıyla geliştirilecek anketleri oluşturmak, yayınlamak ve sonuçlarını analiz ederek rapor haline getirmek,
2) Çalışma Komisyonlarını ve İl Temsilcilerini stratejik plan hazırlama sürecinde izlemek ve gerekli hallerde yönlendirmek,
3) Çalışma Komisyonlarından ve il temsilcilerinden gelen raporları analiz etmek ve değerlendirmek,
4) Taslak Stratejik Plan belgesi oluşturmak ve üyelerin görüşlerine sunmak,
5) Üyelerin görüşleri doğrultusunda nihaiyi stratejik plan belgesini oluşturmak ve Genel Kurulun onayına sunmak,
6) Çalışma komisyonlarına ve il temsilcilerine stratejik plan belgesinde kendilerini ilgilendiren kısımlarla ilgili bilgi vermek,
7) Stratejik Planın uygulanması sürecini izlemek, değerlendirmek, yönlendirmek ve koordine etmek,
8) Çalışma Komisyonu Genel Sorumlularının ve Temsilciler Koordinatörünün yeni çalışma dönemine başlamadan, bir önceki çalışma dönemine dair sunacağı faaliyet raporlarını değerlendirmek, gerekli hallerde dernek üyelerine stratejik planda değişiklik önerileri sunmak ve görüş veren dernek üyelerinin çoğunluğunun onayıyla yenilenen belgeyi düzenlemek,
9) Tüm bu işler için, kendi içinde gerçekçi ve uygulanabilir biçimde görev dağılımı oluşturmak; üstlenilen sorumlulukların yerine getirilmesini sağlamak.
Madde 9) Stratejik Plan Oluşturma adımları:
1) Olağan Genel Kurul döneminden 1 (bir) yıl önce, Dernek üyeleri, takipçileri, gönüllüleri ve çalışanlarının geribildirimlerini almak maksadıyla anketler yapılarak sonuçları analiz edilmek suretiyle bir rapor oluşturulur. Raporlama, Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibinin koordinasyonunda gerçekleştirilir.
2) Gelecek dönemin strateji belgesini oluşturmak için, dernek üyelerinin katılımıyla, yüz yüze veya online olarak "örgüt içi çalışma toplantıları" gerçekleştirilir. Bu toplantılar olağan Genel Kuruldan en geç 7 (yedi) ay önce yapılır.
3) Olağan Genel Kurul döneminden 9 (dokuz) ay önce, çalışma komisyonları, ilk olağan Genel Kurul döneminden itibaren geçecek üç yılı kapsayan döneme dair amaçlarını, ulaşmayı öngördükleri hedefleri ve bu iş için gerçekleştirecekleri faaliyetleri planlamaya başlar. Planlama yapılırken paydaş analizi, dış çevre analizleri (pest, alan analizi, yurtiçi ve yurtdışı benzer analizi) ve iç çevre analizleri (performans göstergeleri, öz değerlendirme, SWOT analizi) gerçekleştirilir. Analizler için yapılan anket verilerinden de yararlanılır. Tüm bu çalışmalar, örgüt içi çalışma toplantısına kadar tamamlanır.
4) Tüm bu çalışmalar Örgütlenme ve Sosyal İşler Sekreteri ve Temsilciler Koordinatörü koordinasyonunda, il temsilcilerinin katılımıyla derneğin yereldeki gelişimine dair öncelikleri belirlemek için de yapılır.
5) Olağan Genel Kurul döneminden 6 ay önce, Stratejik Plan Oluşturma ekibi tarafından anket verileri, Çalışma Komisyonları ve İl Temsilcilerinden gelen raporlar değerlendirilir ve ortaya çıkan verilerden yola çıkılarak taslak stratejik plan belgesi oluşturulur.
6) Stratejik Plan Oluşturma Ekibi, mevcut analizler ve veriler doğrultusunda derneğin misyonu, vizyonu veya değerlerinde bir yenilemeye ihtiyaç duyarsa, oluşturacağı belgeye bunları da dahil eder.
7) Olağan Genel Kurul döneminden üç ay önce oluşturulan taslak stratejik plan belgesi tüm dernek üyeleriyle her türlü iletişim kanalı kullanılarak paylaşılır.
8) Dernek üyeleri, 1 (bir) ay içerisinde bu belgeye dair görüşlerini Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibine iletir. Ekip, iletilen bu görüşlerden de yararlanarak stratejik belgeye nihaiyi şeklini verir. Belge, olağan Genel Kurulda okunur ve üyelerin onayıyla yürürlüğe girer. Dernek Tüzüğünün Genel Kurula dair belirlediği çoğunluk şartlarına uygun olarak stratejik plan belgesinin herhangi bir bölümüne yapılan itirazlar Genel Kurulda değerlendirilir. Bu değerlendirmeler sonucunda oy çokluğuna göre belgede değişiklik yapılır veya aynen korunur.
Madde 10) Stratejik Planda Değişiklik Gerektiren Haller:
Çalışma Komisyonları Genel Sorumluları ve Temsilciler Koordinatörü, her çalışma dönemi sonunda, geride kalan döneme ilişkin stratejik planla uyumlu bir faaliyet raporu sunar. Bu raporda stratejik planda belirtilen amaçlara ve ulaşılması öngörülen hedeflere dair bir değişiklik ihtiyacı olması halinde, Stratejik Plan Oluşturma ve Yürütme Ekibi tarafından gerekli düzeltme belge üzerinde yapılır ve dernek üyelerinin görüşüne açılır. Üyeler bu değişiklik hakkında 1 (bir) ay içinde görüşlerini sunar. Üyelerin görüşleriyle şekillenen belge nihaiyi hale getirilir ve yürürlüğe konulur.
Madde 11) Hüküm Bulunmayan Haller:
Bu Yönergede hüküm bulunmayan veya açıklık olmayan hallerde Dernekler Kanunu ve ilgili diğer mevzuat ile Tüzük ve Genel Merkez tarafından çıkarılmış veya çıkarılacak olan düzenlemelere uyulur.
Madde 12) Yürürlük:
Bu Yönerge, Dernek Yönetim Kurulu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Madde 13) Yürütme:
Bu Yönerge, Dernek Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.
Geçici madde - 1)
2022 döneminde gerçekleşecek olağan Genel Kurul sürecine kadar yürürlükte bulunan mevcut stratejik plan uygulanır. Yeni stratejik plan oluşturma süreci 2022 yılında yapılacak Genel Kuruldan 1 (bir) yıl önce başlar.